03_Nowe zasady pracy zdalnej

Dnia 7 kwietnia 2023 r. wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy, której celem jest wprowadzenie do Kodeksu pracy kompleksowych przepisów umożliwiających wykonywanie pracy zdalnej.

Z tym dniem przestaną obowiązywać obecnie obowiązujące przepisy dotyczące wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy, tj. przepisy dotyczące telepracy, zawarte w Kodeksie pracy oraz przepisy dotyczące pracy zdalnej na polecenie pracodawcy, zawarte w tzw. tarczy antykryzysowej, tj. ustawie z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Powyższe oznacza, że jeśli po wejściu życie nowych przepisów (tj. począwszy od 7 kwietnia br.) pracodawcy nadal będą chcieli stosować pracę zdalną, konieczne będzie dopełnienie nowych obowiązków wynikających z uchwalonej ustawy. Powyższy termin nie dotyczy pracodawców stosujących obecnie telepracę – będą mieli oni dodatkowe 6 miesięcy (licząc od 7 kwietnia br.) na wdrożenie pracy zdalnej zgodnie z nowymi zasadami.

Krok 1 – zakład pracy z czy bez pracy zdalnej?

Aby przygotować się na wejście w życie nowych przepisów, w pierwszej kolejności należy rozważyć czy w danym zakładzie pracy praca zdalna ma być w ogóle wykonywana, a jeśli tak, to na których stanowiskach i w jakim wymiarze. Jeśli ani obecnie ani po wejściu w życie nowych przepisów pracodawca nie zamierza umożliwiać pracownikom wykonywania pracy zdalnej, wówczas wejście w życie nowej ustawy nie będzie rodzić nowych obowiązków po jego stronie i nie musi on podejmować żadnych działań w związku z nową regulacją.

Nie oznacza to jednak, że u takiego pracodawcy praca zdalna nigdy nie będzie wykonywana. Nowe przepisy wprowadzają bowiem katalog tzw. osób uprzywilejowanych, które mogą złożyć pracodawcy wiążący wniosek o wykonywanie pracy zdalnej. Katalog ten obejmuje między innymi: (i) pracownicę w ciąży; (ii) pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia; (iii) pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności; (iv) pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W przypadku pracowników wskazanych powyżej, pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Będzie tak również w sytuacji, gdy pracodawca zdecydował, że w prowadzonym przez niego zakładzie pracy praca zdalna nie będzie w ogóle wykonywana.

Krok 2 – wybór przedstawicieli pracowników

Po podjęciu decyzji, że praca zdalna nadal będzie wykonywana (w tym praca całkowicie zdalna czy praca hybrydowa), należy ustalić z którymi przedstawicielami pracowników pracodawca będzie konsultował zasady wykonywania pracy zdalnej.

Jeśli w zakładzie pracy funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, wówczas z nią należy prowadzić rozmowy w zakresie zasad wykonywania pracy zdalnej.

Jeśli w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związkowa, wówczas należy przeprowadzić wybory w celu wyłonienia przedstawicieli pracowników, z którymi pracodawca będzie konsultował zasady wykonywania pracy zdalnej. Przedstawicieli powinno być co najmniej dwóch i powinni oni zostać wyłonieni w wyborach zorganizowanych przez pracodawcę dla wszystkich pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy.

Wybory należy przeprowadzić również w sytuacji gdy w zakładzie pracy funkcjonuje rada pracowników czy przedstawiciele pracowników wybrani do celów związanych np. z czasem pracy czy zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Nowe przepisy o pracy zdalnej nie przewidują możliwości skonsultowania zasad wykonywania pracy zdalnej ze wskazanymi powyżej reprezentantami.

Krok 3 – konsultacja zasad wykonywania pracy zdalnej z przedstawicielami pracowników

Po wyłonieniu właściwych przedstawicieli pracowników, należy przekazać im przygotowany wcześniej projekt porozumienia/regulaminu pracy zdalnej i pozostawić czas na zapoznanie się z nim, zgłoszenie uwag/zmian/pytań. Następnie, w ramach konsultacji powinny odbyć się co najmniej 1-2 spotkania z przedstawicielami pracowników podczas których strony będą mogły omówić zasady ujęte w przekazanym projekcie.

Jeśli w zakładzie pracy działa zakładowa organizacja związkowa, a strony osiągną porozumienie co do zasad wykonywania pracy zdalnej, wówczas zawierane jest porozumienie dotyczące zasad wykonywania pracy zdalnej (które zastępuje regulamin).

Jeśli w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związkowa, albo wprawdzie działa, ale strony nie mogą dojść do porozumienia w terminie 30 dni od przekazania projektu, wówczas pracodawca samodzielnie wydaje regulamin pracy zdalnej.

Krok 4 – ogłoszenie zasad wykonywania pracy zdalnej pracownikom

Porozumienie/regulamin podlega ogłoszeniu pracownikom (w sposób przyjęty u pracodawcy), a w samej treści należy określić chwilę jego wejścia w życie. Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 r. Wydaje się zatem, że najwcześniejszym dniem, kiedy porozumienie/regulamin mogą wejść w życie będzie właśnie 7 kwietnia 2023 r.

Wejście w życie porozumienia/regulaminu będzie oznaczało, że praca zdalna na nowych zasadach została wprowadzona przez pracodawcę na poziomie zakładowym.

Krok 5 – wprowadzenie pracy zdalnej w odniesieniu do indywidualnych pracowników

Wprowadzenie pracy zdalnej na poziomie zakładowym nie oznacza, że indywidualni pracownicy mogą rozpocząć wykonywanie pracy zdalnej na nowych zasadach. W tym celu konieczne jest zawarcie z poszczególnymi pracownikami porozumień zmieniających ich umowy o pracę, w których jako miejsce pracy zostanie wskazane ich miejsce zamieszania (inne miejsce, w którym praca zdalna będzie wykonywana), a także uregulowane zostaną pozostałe kwestie pracy zdalnej dotyczące danego pracownika (tj. szczegółowy zakres porozumienia powinien być uzależniony od sytuacji danego pracownika).

Wraz z zawarciem porozumienia, pracodawca powinien przekazać pracownikom dodatkowe dokumenty dot. pracy zdalnej (tj. zaktualizowaną ocenę ryzyka zawodowego, informację dot. wykonywania pracy zdalnej, zmodyfikowaną informacją dodatkową o warunkach zatrudnienia) oraz odebrać od każdego pracownika wymagane oświadczenia związane z pracą zdalną.

Dopiero po realizacji kroku 5 praca zdalna na nowych zasadach może być wykonywana przez indywidulanych pracowników.

Podsumowanie

Szczegółowe zasady wykonywania pracy zdalnej, treść porozumienia/regulaminu, zasady zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także treść dodatkowych dokumentów i oświadczeń pracownika zostały uregulowane w nowych przepisach i należy je uwzględnić przy przygotowywaniu dokumentów wskazanych powyżej.

Dodatkowo, wskazane dokumenty powinny uwzględniać kwestie istotne z perspektywy interesu pracodawcy, w tym dotyczące ochrony informacji poufnych pracodawcy w okresie wykonywania pracy zdalnej, warunki przeprowadzania kontroli pracy zdalnej oraz powinny uwzględniać specyfikę działalności prowadzonej przez pracodawcę i zatrudniane grupy pracowników (przykładowo należy ustalić na których stanowiskach praca zdalna będzie wykonywana, a gdzie nie będzie to możliwe ze względu na rodzaj pracy czy jej organizację; należy także zweryfikować czy tzw. pracownicy mobilni powinni być objęci regulacjami dotyczącymi pracy zdalnej).

Jeśli pracodawca zdecyduje się wyłącznie na okazjonalną pracę zdalną, tj. pracę zdalną wykonywaną przez nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym, nie będzie konieczności dopełniania wszystkich obowiązków wskazanych powyżej (w takim przypadku pracodawca w szczególności nie będzie zobowiązany zwracać pracownikom kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej).

dr Agata Miętek
advocate of counsel

tel. 505 176 594
e-mial: agata.mietek@wkb.pl